Sewaktu saya mengikuti workshop, sang coach turut menyelipkan cerita bahwa kawannya yang bekerja sebagai salah satu eksekutif di industri otomotif Jepang di Karawang, pernah hampir dibajak oleh Louis Vuitton dengan gaji berkali lipat.
Tujuannya demi menerapkan filosofi Kaizen di perusahaan fesyen kelas dunia yang berpusat di Paris itu. Sayangnya, tawaran tersebut ditolak, lantaran ia tak siap dengan budaya Barat yang cenderung individualis.
Konsep Kaizen selama ini dianggap efektif untuk meningkatkan kualitas personal. Sejak era Perang Dunia II, banyak kalangan eksekutif dari Amerika mengunjungi pabrik Toyota di Jepang untuk belajar bagaimana perusahaan tersebut mampu memproduksi begitu banyak kendaraan dalam waktu cepat.
Para eksekutif itu pun menemukan bagaimana filosofi berbasis manusia ini mampu menggiring inovasi dan memotivasi para pekerja dari dalam untuk melakukan proses dan prosedur lebih baik.
Lalu, apa yang Toyota lakukan pada pekerjanya? Dibanding memberi hukuman bagi pekerja yang melakukan kesalahan, Toyota justru mendorong mereka untuk menghentikan pekerjaan sementara kapan saja, guna memecahkan masalah atau memberi wejangan pada manajemen bagaimana meningkatkan efisiensi.
Hasilnya, pabrik Toyota mampu mengurangi biaya eror sekaligus peningkatan konsistensi. Filosofi Kaizen pun menjadi oleh-oleh yang dibawa pulang para eksekutif Amerika hingga mulai banyak diterapkan di berbagai industri, dari mulai kesehatan hingga pengembangan perangkat lunak.
Pendekatan Kaizen sebetulnya didasarkan pada keyakinan akan pertumbuhan berkesinambungan demi perubahan lebih baik dari waktu ke waktu. Jika diterjemahkan dalam bahasa Inggris, Kaizen berarti “good change”.
Berbeda dengan prinsip motivasi kebanyakan, Kaizen justru menghindari “keterburu-buruan” atau bekerja terlalu keras, melainkan lebih menerapkan aturan yang bijaksana, seperti menerima kegagalan dan belajar dari kegagalan untuk hasil lebih baik.
Kaizen juga menjadi perangkat sempurna untuk pengembangan diri, karena berfokus pada hal-hal kecil lebih dulu sebelum membuat perencanaan besar. Misalnya, kita punya tujuan untuk membaca 5 buku sebulan, maka hal itu bisa mulai dilakukan dengan meluangkan waktu membaca minimal 1 halaman per hari, hingga secara perlahan kita meningkatkan jumlah halaman yang dibaca di hari-hari berikutnya.
Lantaran Kaizen merupakan filosofi, bukan sistem kaku, tentu sangat fleksibel bagi kita semua mengadaptasinya sesuai gaya, preferensi, dan kepribadian demi mencapai tujuan masing-masing.
Berikut adalah beberapa cara mengimplementasikan prinsip Kaizen dalam kehidupan sehari-hari:
1. Tentukan di mana waktu dan energi kita terbuang
Salah satu prinsip dasar Kaizen adalah minimalisasi hal terbuang. Seperti yang sudah dibahas di atas, Kaizen justru menolak usaha dan kerja terlalu keras yang menghabiskan tenaga, dan lebih mengimplementasikan kebiasaan “sedikit tapi rutin” dibanding melakukan banyak hal seabrek di satu waktu.
Maka, kunci untuk meningkatkan produktivitas adalah “do less, not more”. Pastikan lebih selektif dalam memilih kegiatan, dan hindari hal-hal yang tidak berdampak pada perubahan lebih baik.
2. Tanya diri sendiri, langkah kecil yang bisa dilakukan untuk jadi produktif
Mencapai sebuah tujuan tidak pernah mudah. Tak heran, jika banyak orang membuat resolusi yang itu-itu saja setiap Tahun Baru. Prinsip dasar Kaizen lainnya adalah menghindari “hustle” atau keterburu-buruan. Itulah makanya mengerjakan hal-hal kecil lebih dulu akan lebih baik.
Jika kita ingin meningkatkan produktivitas di kantor, maka cobalah untuk datang 15 menit lebih awal tiap pagi, sehingga kita punya waktu lebih untuk membereskan hal-hal sederhana. Memulai sesuatu yang kecil pada dasarnya cukup menarik, meski terkadang membutuhkan kesabaran. Tak terasa, tujuan yang terlihat besar dan berat pun akan mampu dicapai.
3. Luangkan waktu untuk mereview apa yang berhasil dan apa yang perlu dibenahi
Ketika terlalu sibuk, biasanya kita tidak punya cukup waktu untuk mengevaluasi aktivitas lalu. Kita bisa mencontoh karyawan Toyota yang menghentikan sementara produksi kala ada yang mengalami halangan, gangguan, atau rasa frustrasi.
Sinyal reaksi tersebut mengindikasikan memang perlu ada yang diperbaiki dalam sistem, dan yang lebih penting adalah peluang bagi tim untuk mempraktikkan kontrol diri dan kesabaran. Hal ini sebetulnya bisa kita implementasikan juga di tempat kerja seminggu sekali untuk melakukan review demi memprioritaskan fokus dan proyek baru yang akan dihadapi ke depan.
Cara ini juga dianggap mampu menghadirkan keseimbangan antara optimisasi dan apresiasi dengan mengintegrasikan pengalaman positif dan negative secara bersamaan.
Dirangkum dari QZ.com/Inc.com
Leave a Reply