5 Langkah Fundamental Saat Menyusun SOP Perusahaan

Banner : Pelajaran Online 1,5 tahun
sop
sumber: howtostartanllc.com

Proses pengembangan Standard Operation Procedure (SOP) merupakan cara terbaik bagi manajer dan tim untuk bersama-sama berkolaborasi mendokumentasikan kegiatan seluruh individu di organisasi. Lewat SOP, juga akan membangun pemikiran positif dan memudahkan peningkatan efisiensi tim kerja.

Namun, SOP tidak bisa hanya dibangun dalam semalam, karena sebuah sistem yang baik membutuhkan detil dan investigasi terhadap keseluruhan proses bisnis yang menjadi kunci. Membuat SOP mungkin terlihat sederhana, namun membuat sistem yang asal-asalan tanpa memperhatikan proses bisa berdampak signifikan bagi organisasi. Beberapa aspek yang perlu disistemasi di antaranya, people, keuangan, operasional, dan teknologi.

Berikut ini adalah beberapa langkah fundamental dalam mengembangkan dan mengelola SOP dalam organisasi:

 

1. Mengembangkan proses yang kita percaya untuk menyusun SOP

Cara terbaik dalam menyelesaikan tugas ini adalah si manager/founder harus bicara dengan tim untuk memasukkan daftar potensial dalam penyusunan SOP. Lalu, beri waktu tim manajemen untuk mereview daftar tersebut guna menghindari adanya proses penting yang belum disistematisasi. Proses mendaftar poin-poin penting ini akan memberikan awal yang baik untuk pengembangan berikutnya di tiap aspek. Jadi, pembuatan SOP pun bisa dilakukan oleh internal perusahaan, termasuk melibatkan karyawan yang menjalankan tugas tersebut atau juga menyewa jasa konsultan eksternal.

2. Rencanakan proses untuk pengembangan dan pengelolaan SOP

Tentukan format untuk SOP. Ketika daftar penting sudah kelar disusun, maka kita bisa mulai merencanakan proses SOP sebagai prosedur pertama untuk dibuat. Format SOP adalah strategi bagaimana kita menjelaskan proses. Salah satu cara paling mudah adalah dengan menggunakan diagram dibandingkan narasi. Ketika format beres, maka kita bisa mulai membuat template SOP itu sendiri.

Template SOP berguna untuk dilihat dan dibaca seluruh tim dengan persepsi yang sama demi membangun konsistensi. Template ini juga berguna untuk menjelaskan perbedaan tipe proses di tiap area bisnis. Bagian ini bisa jadi merupakan salah satu yang cukup menantang dalam penyusunan SOP. Setidaknya kita bisa membuat dua template untuk direview dan dikomentari seluruh tim.

Beberapa aspek yang penting dalam penyusunan SOP di antaranya, ruang lingkup SOP, tujuan pembuatan SOP, orang yang bertanggung jawab (PIC), alur proses kerja yang jelas (flowchart), serta formulir dan checklist termasuk petunjuk pengisian dokumen.

3. Kumpulkan informasi sebagai konten SOP

Sebelum mengumpulkan informasi, penting mengetahui bagaimana cara kita melakukannya. Pertama, identifikasi subyek (para ahli) yang akan dimintai informasi. Kedua, cek dokumentasi yang bisa diakses. Divisi yang teratur akan memiliki proses dokumentasi. Kita bisa mengambil informasi tersebut dan memasukkan di template SOP. Ketiga, kala sebagian informasi sudah ada di tangan, waktunya untuk bertanya pada orang-orang yang melakukan pekerjaan tersebut. Namun, bertanya pada tim untuk menjelaskan sebuah proses yang tidak punya performa, tentu akan menggiring pada informasi yang salah dan sia-sia. Maka, penting untuk memahami bagaimana tim kita bekerja, sekaligus tahu proses dan hasilnya.

4. Tulis, review, dan publikasikan SOP

Mulailah untuk menulis draf pertama SOP, setelah menyelesaikan langkah menyusun proses dan template SOP. Selanjutnya, review untuk kelengkapan dan akurasi. Dan terakhir, publikasikan SOP kepada seluruh tim di organisasi.

5. Rawat dan evaluasi SOP

Setelah dipublikasikan dan seluruh tim sudah memahami jobdesk dan aturan masing-masing, maka pastikan kita merawat dan mengevaluasi SOP secara berkala untuk melihat relevansi dan akurasi seiring bisnis bertumbuh. Perhatikan, organisasi akan menghabiskan lebih banyak uang, waktu, dan energi untuk menyusun dokumentasi ini. Maka, tanpa review berkala, SOP bisa saja hanya membuang waktu,energi dan uang tim di organisasi.  Maka, banyak pakar yang merekomendasikan agar SOP bisa dievaluasi per dua tahun sekali.

==

Di masa kini,  menjalankan SOP sangat terbantu dengan perangkat lunak komputer, seperti ERP (Enterprise Resources Planning) yang bisa secara sekaligus mengelola sistem keuangan dan operasional agar lebih efektif bagi organisasi.

 

*Diolah dari montrium

Leave a Reply

Your email address will not be published.